Manuali per Ciclo Missioni
Le istruzioni per l’utilizzo dell’applicativo U-GOV relativamente al ciclo missioni si trovano all’indirizzo
https://wiki.u-gov.it/confluence/display/public/UGOVHELP/Ciclo+Missioni
Come gestire i membri delle caselle di posta degli Uffici Missione?
Le e-mail degli Uffici Missione sono generalmente delle caselle di posta intestate a un responsabile (es. missioni.bmn@unimore.it) che ne conosce i dati di accesso.
In altri casi si tratta di caselle gestite tramite gruppi Grouper dal responsabile dell’ufficio.
Nel primo caso, se la casella deve essere gestita da più persone, si può decidere:
a. di impostare sulla casella le deleghe per poter accedere come delegati (per agire come delegati a questa casella, occorre accedere al proprio account UNIMORE e poi cliccare sul bollino con la foto/iniziale -> nella tendina click su “Accedi a … (delegato)” -> si aprirà così una seconda tab nello stesso browser che permetterà di vedere la posta in arrivo della casella;
b. di impostare degli inoltri automatici dalla casella verso altri account (in modo tale che le e-mail inviate alla casella, ad esempio missioni.bmn, siano inoltrate automaticamente alle caselle dei colleghi).
Per impostare le deleghe, è possibile seguire le indicazioni descritte all’indirizzo https://gposta.unimore.it/faq/ -> “Come faccio ad impostare l’accesso di un delegato ad un mio account? “
Per impostare gli inoltri automatici, si possono seguire le indicazioni descritte all’indirizzo https://gposta.unimore.it/faq/ -> “Come faccio ad impostare l’inoltro verso più indirizzi?”
Per entrambe le opzioni occorre effettuare l’accesso con le credenziali dell’account (ad esempio: missioni.bmn e la relativa password) ed agire sulle impostazioni (si consiglia di farlo tramite una finestra anonima del browser).
Nel secondo caso, il Responsabile dell’Ufficio Missione dovrà aggiungere/modificare/eliminare i membri della casella collegandosi con il browser a grouper.unimore.it ed accedendo mediante il pulsante ‘Accesso alternativo’ con le credenziali istituzionali.
Per autorizzare una missione, in attesa di autorizzazione del responsabile, tramite U-GOV
Seguire questo percorso:
- accedere a U-GOV – Area amministrativa
- Documenti Gestionali
- Accesso per cicli
- Ciclo Missioni
- Ricerca Autorizzazione missione
- Impostare l’anno, l’unità organizzativa sulla quale graverà la missione, il percipiente
- Selezionare ricerca missioni
- Aprire la missione da sbloccare quindi, in alto, nella casella Operazioni, selezionare “Autorizza (altra strutt.)”
- infine, cliccare il pulsante “Esegui”
Per inserire una richiesta di autorizzazione, al posto dell’utente, tramite U-GOV
Seguire questo percorso:
- accedere a U-GOV – Area amministrativa
- Documenti Gestionali
- Accesso per cicli
- Ciclo Missioni
- Autorizzazione missione
- Crea Nuovo
Occorre valorizzare tutti i campi obbligatori. Eventualmente fare riferimento alla modulistica https://wiki.u-gov.it/confluence/display/public/UGOVHELP/Ciclo+Missioni.
Come fare per modificare una richiesta?
Per modificare una richiesta già inserita, cliccare l’icona ‘APRI’ presente in fondo alla riga che si deve variare. Se la richiesta è in stato Bozza, sarà possibile modificare tutti i dati inseriti.
Se invece la richiesta è già stata inviata, la modifica dei dati della richiesta è possibile solo se nessun responsabile ha ancora concesso l’autorizzazione. In questo caso, il richiedente potrà modificare solo i seguenti dati: Progetto, Motivazione, Note, Modalità rimborso, Flag Spese sostenute dall’ente ospitante, Spese a Preventivo.
Per cancellare una richiesta già inserita, cliccare l’icona ‘CANCELLA’ presente in fondo alla riga che si deve eliminare. Sarà possibile eliminare una richiesta se è parzialmente autorizzata, oppure autorizzata ma non contabilizzata.
È presente anche la funzione ‘RIPORTA IN BOZZA’. Tale funzione è disponibile nelle richieste in stato ‘In approvazione’ o ‘Autorizzate ma non contabilizzate. Questa funzione è da utilizzare se è necessario
variare delle informazioni della richiesta che non sono più modificabili. Tramite questa funzione, la richiesta verrà riportata in stato Bozza, si potranno a quel punto apportare tutte le modifiche necessarie, e dopo sarà necessario inviarla nuovamente per l’autorizzazione.